第一章 总则

第一条 为加强学生学籍学历管理,规范学籍学历电子注册,维护学生合法权益,根据《高等学校学生学籍学历电子注册办法》(教学[2014]11号)文件精神,结合《山东胜利职业学院学生管理规定(试行)》有关要求,特制定本办法。

第二条 高等学校学生学籍学历电子注册是运用现代信息技术,对学院(含成人高等教育)按国家规定录取的高等学历教育学生取得的学籍、获得的学历证书进行在线审核、电子标注、数据备案和网上查询的管理方式。

第三条 中国高等教育学生信息网(以下简称学信网,网址http://www.chsi.com.cn)是高等学校学生学籍学历电子注册信息查询的唯一网站。学院在学信网进行新生学籍电子注册、在校生学年电子注册、毕(结)业生学历电子注册。

第二章 新生学籍电子注册

第四条 二级学院在新生报到时,根据学生名册对其入学资格、考生信息、证明材料等进行核对和初审。

第五条 新生报到后,学生管理部门通过学信网下载教育部公布的新生数据,并与录取数据进行比对。

第六条 二级学院在新生报到工作结束后1个星期内,将新生报到情况报学生管理部门。学生管理部门汇总复核后,在学信网进行新生学籍电子注册。

学籍电子注册内容,视新生入学情况分别予以标注:

(一) 报到审查合格的,注册学籍;

(二) 报到审查不合格的,取消入学资格;

(三) 未报到的,放弃入学资格;

(四) 已办理保留入学资格手续的,保留入学资格。

第七条 新生入学后的3个月内,二级学院按照学生管理部门提供的合格录取考生信息对其进行复查。复查中发现学生身心状况不适宜在校学习的,可以保留入学资格;存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的,确定为复查不合格,取消其学籍。

第八条 学生管理部门在学籍注册中发现录取数据有误或缺失的,要及时向省级招生部门提出修改意见或补充录取数据申请。

第九条 新生学籍电子注册工作结束后,应告知学生及时登录学信网实名注册后查询、核实本人身份信息和学籍注册信息;同时,学生管理部门要将新生学籍电子注册信息分发至二级学院,由二级学院组织学生持身份证件核对后签字确认并存档备查。

第十条 新生学籍电子注册结果是学生学历证书电子注册的重要审核依据。

第三章 在校生学年电子注册

第十一条 学生入学次年起至毕业,每学年的第一学期将进行在校生学年电子注册。

第十二条 学年电子注册是对在校学生新学年学习资格的认定,是加强学生管理的基础性工作,有助于实现对学生在校期间全过程的规范化、信息化管理。

第十三条 每学期开学时,学生应在规定时间内持学生证到所属二级学院办理报到注册手续。不能如期注册者,应当事先书面向二级学院请假并获得拙准。各二级学院应于规定自报到注册时间截止后1个星期内将学生注册情况报学生管理部门,学生管理部门汇总审核后在学信网进行在校生学年电子注册。

第十四条 学年电子注册包括在校生新学年学籍注册,上学年学籍变动学籍记载、学籍注销以及学生取得的其他证书的标注:

(一)学籍注册:注册学籍、暂缓注册、保留学籍等及其原因;

(二)学籍变动:留级、降级、跳级、休学、复学、转学、转专业、保留学籍等及其原因;

(三)学籍注销:退学、取消学籍、开除学籍、死亡等及其原因;

(四)学籍记载:学业考试情况、社会实践情况、奖惩情况等及其原因;

(五)学生取得的其他证书:含肄业证书、学习证明等;

第十五条 学年注册在每学年第一学期开学后1个月内完成。学籍注销应在学籍处理后15个工作日内完成。

第四章 毕(结)业生学历电子注册

第十六条 学院为取得本校学籍且进行学籍注册的学生,根据其达到相应条件的颁发并注册一份学历证书。学历证书分毕业证书和结业证书两种。

第十七条 学生管理部门负责对学生取得的学历证书进行学历证书电子注册。学历证书注册信息包括:

(一)学生姓名、性别、出生日期学习起止年月、专业、层次、学制、毕(结)业、学习形式;

(二)经由新华社"大学生毕业电子图像采集"的免冠正面二寸彩色照片并加盖学校钢印;

(三)学校名称及印章、院长签名、证书编号及发证日期。

第十八条 学历证书电子注册程序

(一)预计毕业生电子图像采集及校对

1.电子图像采集于学生毕业学年第一学期进行,由教育部指定的新华社安排拍摄。新华社负责将所拍摄的电子照片上传至学信网。学生应在拍摄结束两个月后登录学信网校对本人图像信息,并提交校对结论,如有异议可提请二级学院及时与学生管理部门联系。

2.因故未能参加校内采集的学生,可在全国各地新华社分社进行散拍。电子照片缺失将不能上网与学历注册信息链接,并导致学历信息无法面向社会公开查询。

(二)在毕业学期,学生管理部门将预计毕业生的相关信息分发至二级学院,由二级学院组织毕业生持本人身份证件核对后亲笔签名确认。学生签字确认名单由学生管理部门统一存档备查。

(三)二级学院按照规定时间将准予毕(结)业的毕业生名单报学生管理部门汇总复核,形成毕业生名单和毕业生学历注册数据。经学信网对毕业生身份预审和学历数据预注册审核通过后,制作并颁发学历证书,学历证书发证日期应与学生毕业日期一致,发证日期即是学历注册提供网上查询的有效日期。

学历证书未经注册的,国家不予承认。

第十九条 学历电子注册并提供网上查询后,不得变更证书内容及注册信息,不再受理学生信息变更事宜。学历电子注册信息确有错误的,由学生管理部门报省级教育行政部门审核确认后方可修改。

第二十条 学历证书遗失或者损坏,经本人申请,学生管理部门核实后可出具相应的证明书。证明书由学生管理部门在学历电子注册信息中予以标注,与原学历证书具有同等效力。

第五章 学籍学历查询及认证

第二十一条 经教育部复核备案的学籍学历数据可通过学信网供学生和社会查询、验证、认证,学籍学历数据包括学生身份信息、学籍注册信息、学年注册信息、学历注册信息和学生学籍档案等。

第二十二条 学生本人要认真核对学籍注册信息、学年注册信息、学历注册信息和电子图像采集信息,并及时上网查询注册结果。在信息查询和核对过程中发现本人基本信息有误,或在校期间变更个人信息,应及时与二级学院和学生管理部门联系并提交真实、有效的证明文件。

第六章 监管与责任

第二十三条 学生管理部门和二级学院要重视学生学籍学历电子注册工作,加强制度建设、规范工作流程,保障信息安全、强化管理与服务。

第二十四条 二级学院要认真做好学生注册信息自核对、审查、报备工作,督促学生及时上网查询注册结果;学生管理部门采集、录入及管理服务人员要严格按照工作权限规范管理和服务,负责数据注册、标注、修改工作人员要严格遵守岗位制度、认真履行工作程序,确保数据注册及时准确。

第二十五条 各级管理部门及工作人员要正确采集、管理和使用学生信息,保障信息安全。不得以任何非法形式展示、公布或分发学生身份信息,不得泄露或将学生信息用于非法目的。对于工作失误造成严重后果的,将严肃追究有关人员的责任。

第二十六条 对违反国家规定入学的学生,学生管理部门不得为其注册学籍和学历,已经注册的应予以注销。

第二十七条 有以下情形的,一经查实,追究有关人员和单位负责人的责任:

(一)以虚假信息注册学籍学历的;

(二)因密钥、密码管理不善造成学生信息违规变更的;

(三)泄漏或将学生信息用于非法目的的;

(四)违反本办法的其他行为。

第七章 附则

第二十八条 本办法自2020年10月1日起施行。

    第二十九条 本办法由学生管理部门负责解释。